Inkoop van IT en Telecom: de opdrachtgever is het grootste risico!
ICT inkoop – Aan de inkoop van ICT projecten wordt door bedrijven veel tijd besteed: inventariseren wat we hebben, wat wil ‘de business’ nu eigenlijk als we toch gaan vervangen, krijgen we de business case of budget wel rond, welke marktpartijen gaan we eigenlijk bevragen, en wat zijn de goede vragen?
Uw bedrijf gaat een (ongetwijfeld leerzaam) tijdsintensief proces in. Alles blijkt mogelijk en uiteindelijk kiest u voor de best betaalbare oplossing en leverancier waaraan u zich de komende 3 tot 5 jaar contractueel mee verbindt.
Na het belangrijke ‘champagne moment’ neemt de accountmanager en ‘solution consultant’ afscheid om plaats te maken voor de projectmanager die de implementatie en migratie gaat begeleiden. En dan gaat het veelal op tal van fronten mis. Herkenbaar? Aan wie ligt dit eigenlijk: de leverancier natuurlijk of heeft de opdrachtgever hierin ook een groot aandeel en verantwoordelijkheid!
IT en Telecom inkoop
De geschetste manier van ‘traditioneel inkopen’ (functioneel aanbesteden) werkt vaak prima. Uiteindelijk is dit ook de meest toegepaste methodiek waar we ook als First Resultancy veel ervaring mee hebben. ICT projecten en daarmee ICT inkoop, worden echter steeds complexer door verwevenheid en invloed op bestaande infrastructuren, databasekoppelingen, security etc.. Het gaat dan ook al lang niet meer alleen om een goed uitziende en betaalbare oplossing! Het gaat vooral om EXPERTISE! Van een leverancier met de juiste expertise wordt verwacht dat deze ervaring heeft met vergelijkbare projecten en daardoor een goede inschatting kan maken van de risico’s. Dat betekent niet automatisch dat de leverancier de ‘eigenaar’ is van alle risico’s. Wel dat hij de risico’s buiten zijn invloedsfeer goed kan inschatten in combinatie met een ‘beheersmaatregel’.
De ervaring leert dat in veel gevallen de scope van een opdracht of tijdslijn veranderd door toedoen van de klant. Dit door organisatorische ontwikkelingen of planning en beschikbaarheid van resources. Met name bij telecom en of ICT gerelateerde projecten is dit een bekend fenomeen. De expert heeft hier ervaring en onderkent dit risico en is in staat om hier een passende beheersmaatregel op te nemen. Hou hier rekening mee als u uiteindelijk een opdracht wil verstrekken aan een leverancier. Is het risico op voorhand aangegeven door de leverancier en is er een beheersmaatregel aangegeven. Daarmee herkent u de expert en kunt u met een meer gerust gevoel de opdracht verstrekken.
ICT inkoop en adviesbureau
Kort samengevat: Gaat u zelf aan de slag met Cloud inkoop, CT inkoop of Telecom inkoop, denk dan vooral ook aan het in kaart brengen van de risico’s. Praktisch kan dit door een ‘prestatieonderbouwing’ (concreet beschreven referenties) en een ‘risicodossier’ (risico’s buiten de eigen invloedsfeer met beheersmaatregelen) op te nemen. Dit zijn onderdelen van de Best Value Procurement methodiek.
Meer weten over een voorspelbaar inkoop en implementatie traject met hulp van de Best Value Procurement methodiek? Neem gerust contact met ons op; info@firstresultancy.nl of bel 088 – 027 54 00.
