Resultaatgericht inkopen van ICT diensten

Waarom lopen inkooptrajecten voor ICT diensten vaak uit tijd en budget en wat zijn de succesfactoren om dit te voorkomen?

Het inkopen van ICT diensten is wezenlijk anders dan bijvoorbeeld het inkopen van schoonmaakdiensten, leaseauto’s of kantoorartikelen, omdat ICT diensten complexer en minder voorspelbaar zijn.

First Resultancy onderkent drie aspecten die hieraan bijdragen:

• de dynamiek in de ICT markt;
• de rol van de eigen ICT afdeling;
• het belang van ICT voor het primaire bedrijfsproces.

In deze blog kijken we per aspect naar belangrijke kenmerken en maatregelen die genomen kunnen worden om tot een goed resultaat te komen.

De dynamiek in de ICT markt

In weinig sectoren zijn er in de afgelopen 25 jaar zoveel technologische ontwikkelingen geweest als in de ICT sector. De meeste mensen kunnen zich al niet meer voorstellen dat er geen mobieltjes waren en dat we artikelen alleen konden bestellen via de fax of een brief. Internet, mail, chat, Facebook, Instagram, Netflix…. allemaal belangrijke ontwikkelingen die in een relatief korte tijd hebben plaatsgevonden.

Wat zakelijk gebruik betreft leken ontwikkelingen soms behoorlijk achter te lopen bij wat er thuis mogelijk is, maar met de opkomst van Cloud diensten en nieuwe technologieën is de laatste jaren ook het zakelijk landschap enorm veranderd. De eindgebruiker ervaart met name vooruitgang door nieuwe applicaties en toepassingen. Zakelijk roepen ontwikkelingen rondom bijvoorbeeld Big Data en Internet of Things echter ook vragen op: hoe zit het met informatiebeveiliging en welke nieuwe verdienmodellen gaan er komen?

Dat maakt het voor organisaties die zich voor een bepaald domein in de markt willen oriënteren erg lastig: naast de gebruikelijke ICT leveranciers zijn er ook veel nieuwe spelers. ICT oplossingen en ICT diensten die aangeboden worden, zijn vaak moeilijk vergelijkbaar (en al helemaal niet meer vergelijkbaar met de huidige diensten of apparatuur die men nu in gebruik heeft).

Dat brengt ons bij de eerste succesfactor: kennis van de markt in de volle breedte, inclusief relevante technologische ontwikkelingen en voldoende voeling met opkomende spelers, is cruciaal om de juiste marktpartijen te kunnen benaderen.

Indien deze kennis onvoldoende in eigen huis aanwezig is, is het verstandig om hiervoor externe deskundigheid aan te trekken.

De rol van de eigen ICT afdeling

De rol van de ICT afdeling is in de afgelopen jaren fors veranderd. Van echt handwerk (aansluiten van apparatuur, zelf oplossen van storingen, uitvoeren van changes) naar professioneel contractmanagement, leveranciersmanagement, innovatiemanagement en service level management. Processen zijn hierbij veelal volgens de ITIL 2 of 3 standaard ingericht en projectmanagement is verder geprofessionaliseerd op basis van Prince2 of andere projectmanagement methodieken. In plaats van een uitvoerende rol met veel technisch inhoudelijke aspecten en medewerkers op mbo niveau, heeft de ICT afdeling tegenwoordig veel meer een regievoerende rol met veel organisatorische aspecten en medewerkers op hbo niveau.

Toch kan er nog veel misgaan, met name op de raakvlakken naar de markt en naar de interne organisatie, zoals de onderstaande twee valkuilen illustreren.

De eerste valkuil betreft de markt en de technologische ontwikkelingen die wel (proactief) gevolgd worden over de as van bestaande leveranciers en technieken, maar veelal onvoldoende geduid kunnen worden, omdat er onvoldoende (deskundige) resources beschikbaar zijn, om alle nieuwe ontwikkelingen over de volle breedte te kunnen volgen (en naar waarde in te kunnen schatten). Hierdoor kunnen belangrijke innovaties verloren gaan voor de organisatie of te laat in beeld komen om concurrentievoordeel te behalen.

De tweede valkuil betreft de brug (of veelal nog: de kloof) tussen ICT en de business. Die is vaak zichtbaar in het gebruik van jargon, maar ook in de vertaling van functionele business eisen naar technische systeem eisen. Wanneer dit proces niet zorgvuldig plaatsvindt, bieden leveranciers slechts in beperkte mate passende ICT oplossingen aan en worden technische systeem eisen afgeleid van bestaande leveranciers en hun ICT diensten, waardoor nieuwe innovatieve leveranciers volledig buiten spel worden gezet. Hierdoor wordt noodzakelijke vernieuwing van de business processen (zoals digitalisering) onvoldoende snel gerealiseerd.

Dat brengt ons direct bij de tweede succesfactor: zorg voor een innovatieproces met voldoende alignment tussen ICT en de business, zodat relevante innovaties tijdig herkend worden en op de juiste manier uitgevraagd worden in de markt.

Indien een dergelijk proces nu onvoldoende in de organisatie aanwezig is, is het verstandig om externe deskundigheid aan te trekken om dit proces neer te zetten en de gewenste alignment tussen ICT en de business te bereiken.

Het belang van ICT voor het primaire bedrijfsproces

Op het eerste gezicht lijkt dit aspect erg voor de hand liggend: natuurlijk dienen stabiele ICT systemen beschikbaar te zijn om primaire bedrijfsprocessen goed te laten verlopen. Een website die plat ligt betekent geen bestellingen via internet en een bezoeker die doorklikt naar een concurrent. De business belangen overstijgen echter meestal de technische beschikbaarheid. ICT wordt immers steeds meer een middel om bedrijfsprocessen efficiënter te maken en unieke meerwaarde te creëren voor klanten. Aansprekende voorbeelden hiervan zijn zorg op afstand en een persoonlijke adaptieve leeromgevingen in het onderwijs.

Om ICT maximaal bij te laten dragen aan (toekomstige) bedrijfsdoelstellingen, dienen organisaties verder te kijken dan ontwikkelingen bij bestaande leveranciers en zich af te vragen hoe men als organisatie relevant kan blijven voor klanten en hoe innovatieve ICT oplossingen daaraan kunnen bijdragen. De ICT afdeling (of een externe deskundige) heeft hierbij een belangrijke rol, enerzijds in het opzetten van een professioneel innovatieproces, waarmee tijdige innovatie geborgd is voor de organisatie en anderzijds in de vertaling van specifieke bedrijfsdoelen naar 1 of meerdere inkoop aanvragen richting (nieuwe) innovatieve leveranciers, zonder hierbij de aansluiting met de bestaande ICT omgeving uit het oog te verliezen.

Het inkopen van ICT diensten is daarmee niet alleen maar een kwestie van aan wie en op welke wijze een aanvraag in de markt wordt gezet, maar ook hoe breed deze aanvraag in de markt gezet wordt. Het “vergeten” van een relevant domein bij een aanvraag kan later tot teleurstellingen leiden. Teveel domeinen in één aanvraag opnemen kan daarentegen te complex worden en later niet behapbaar blijken voor één leverancier. Zorgvuldigheid en het maken van de juiste afwegingen is bij deze aanvragen daarom zeer gewenst. First Resultancy kan u hierbij ondersteunen en heeft een bewezen trackrecord op dit gebied.

Dat brengt ons bij de derde succesfactor: nieuwe aanvragen dienen op juiste manier en met de juiste dosering in de markt gezet te worden; innovatief genoeg om de organisatie vooruit te helpen en behoudend genoeg om een betrouwbare leverancier te kunnen vinden die de innovatie met voldoende kwaliteit kan leveren.

Indien de kennis en ervaring om een aanvraag op deze manier in de markt te zetten onvoldoende in eigen huis aanwezig is, is het verstandig om hiervoor externe deskundigheid aan te trekken.

 

Over First Resultancy:

First Resultancy is een advies, inkoop en implementatie organisatie gericht op ICT diensten.

Onze medewerkers, “Resultants”, zijn Best Value gecertificeerd en hebben gezamenlijk ruim 100 jaar ervaring en expertise in het ICT werkveld.

Geïnteresseerd? Neemt dan gerust contact met ons op.

Email: info@firstresultancy.nl of bel: 088 – 027 54 00